Voor onze relatie, een organisatie in de ouderenzorg zoeken wij vanwege zwangerschapsverlof een Assistent manager facilitair bedrijf (18-24u p/w). Hierbij ondersteun je de manager facilitair bedrijf en zul je op klantvriendelijke wijze mede vorm geven aan de nieuwe ontwikkelingen van de verhuurzaken en de inkoop. De functie bestaat uit bemiddelingstaken met administratieve werkzaamheden voornamelijk gericht op de verhuur.
Wat houdt het werk in?
Regelen van verhuurzaken:
- Ten aanzien van de woonzorg gemeenschap regelen van zakelijk en particulier verhuur;
- Je bent het eerste aanspreekpunt bij klachten;
- Regelt alles omtrent de toewijzing waaronder het contract, sleutels etc.;
- Regelen van verhuurobjecten, van aanmelding tot het maken van de contracten.
Uitvoeren van inspecties ten behoeve van mutaties
- Ontvangt en/of pleegt overleg over datum plannen van eindinspectie voor de woning;
- Verwerkt de daaruit voortvloeiende onderhoudswerkzaamheden;
- Vult het inspectierapport in en noteert beschadigingen, veranderingen e.d. bij het opnemen van de woning en verwerkt de gegevens;
- Maakt afspraak met de nieuwe bewoner wanneer ze de sleutels kunnen ophalen;
- Draagt zorg voor tijdige oplevering van de woning.
Verhuurbeleid uitvoeren
- Stelt eventueel advertenties op met betrekking tot vrijgekomen woning;
- Maakt voorstellen voor toewijzing woning;
- Voert intakegesprek met de nieuwe bewoner;
- Verstuurt definitieve toewijzingsbrief naar bewoner.
Inkoopwerkzaamheden
- Controleert protocollen en of beleid nageleefd worden;
- Bewaakt de leverancierscontracten (o.a. het bewaken van aflopende contracten, welke afspraken zijn gemaakt);
- Doet inkopen binnen een vastgesteld bedrag en beheert voorraden.
Ondersteunen manager facilitair bedrijf
- Voorbereiden en notuleren van vergaderingen;
- Bewaken van de agenda manager facilitair bedrijf.
Diverse secretariële en administratieve werkzaamheden;
- Archiefwerkzaamheden;
- Vervangen van de receptioniste bij diens afwezigheid.
Overige taken
- Verdere voorkomende werkzaamheden op administratief gebied;
- Controleren van facturen.
Welke kennis, competenties en vaardigheden breng je mee?
- Je hebt minimaal twee jaar praktijkervaring in een soort gelijke functie;
- Je hebt kennis van huurrecht, huursubsidieregels;
- Je kunt naar eigen inzicht plannen van de werkzaamheden;
- Je kunt goed luisteren en tactvol omgaan met cliënten en bent servicegericht;
- Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden;
- Passieve beheersing van de Friese taal is gewenst;
- Nauwkeurig werken is vereist;
- Systematiek en ordelijkheid zijn van belang bij het verwerken en beheren van informatie en het archiveren van gegevens;
- Integriteit en betrouwbaarheid zijn van belang voor het omgaan met vertrouwelijke gegevens, privacy gevoelige informatie en het verwerken van gegevens.
Organisatie
Gezondheidszorg in de provincie Friesland